La plateforme Geslab s’impose comme un outil indispensable pour la gestion financière au sein du Centre National de la Recherche Scientifique (CNRS). Conçue pour simplifier et optimiser les processus administratifs, cette solution numérique offre aux laboratoires et aux unités de recherche un environnement intégré pour gérer leurs ressources financières. Dans cet article, nous examinerons en détail les fonctionnalités, les avantages et les modalités d’utilisation de Geslab, ainsi que son impact sur l’efficacité opérationnelle du CNRS.
Présentation générale de la plateforme Geslab
Geslab, acronyme de Gestion des Laboratoires, est une plateforme web développée spécifiquement pour répondre aux besoins de gestion financière des unités de recherche du CNRS. Cette solution centralisée permet de gérer l’ensemble des aspects budgétaires et comptables liés aux activités de recherche.
La plateforme offre une interface intuitive et sécurisée, accessible via un navigateur web. Elle intègre plusieurs modules interconnectés qui couvrent les différentes facettes de la gestion financière :
- Suivi budgétaire
- Gestion des commandes
- Facturation
- Missions et déplacements
- Reporting financier
L’un des atouts majeurs de Geslab réside dans sa capacité à s’adapter aux spécificités de chaque unité de recherche tout en maintenant une cohérence globale au niveau de l’institution. Les administrateurs peuvent ainsi paramétrer finement les droits d’accès et les workflows en fonction de l’organisation de leur laboratoire.
La plateforme s’inscrit dans une démarche de dématérialisation des processus administratifs, visant à réduire la charge de travail liée aux tâches répétitives et à minimiser les risques d’erreurs. Elle favorise également une meilleure traçabilité des opérations financières, facilitant ainsi les audits et le contrôle de gestion.
Fonctionnalités clés de Geslab pour la gestion budgétaire
Le module de gestion budgétaire constitue le cœur de la plateforme Geslab. Il offre aux gestionnaires une vue d’ensemble sur les ressources financières de leur unité et permet un pilotage précis des dépenses.
Parmi les fonctionnalités principales, on peut citer :
- L’élaboration et le suivi des budgets prévisionnels
- La ventilation des crédits par projet ou par équipe
- Le suivi en temps réel des engagements et des dépenses
- La gestion des virements de crédits
- La production de tableaux de bord financiers
Geslab permet une granularité fine dans la gestion des budgets. Chaque projet de recherche peut être associé à une enveloppe budgétaire spécifique, avec la possibilité de définir des sous-budgets pour différents postes de dépenses (équipement, consommables, missions, etc.).
La plateforme intègre des mécanismes d’alerte pour prévenir les dépassements budgétaires. Les gestionnaires sont notifiés automatiquement lorsqu’un seuil critique est atteint, leur permettant d’anticiper et d’ajuster les dépenses en conséquence.
Un autre aspect novateur de Geslab est sa capacité à gérer les budgets pluriannuels, particulièrement utile pour les contrats de recherche s’étalant sur plusieurs années. Le système permet de reporter automatiquement les crédits non consommés d’une année sur l’autre, tout en respectant les règles comptables en vigueur au CNRS.
Enfin, le module budgétaire de Geslab facilite grandement la préparation des rapports financiers. Des états récapitulatifs peuvent être générés à la demande, offrant une vision synthétique ou détaillée de l’exécution budgétaire sur une période donnée. Ces rapports sont particulièrement précieux pour les directeurs d’unité et les tutelles lors des évaluations périodiques des laboratoires.
Gestion des commandes et des achats via Geslab
Le processus d’achat est un élément critique dans la gestion financière des laboratoires de recherche. Geslab propose un module dédié qui couvre l’ensemble du cycle, de l’expression du besoin jusqu’au paiement du fournisseur.
La plateforme permet de créer et de suivre des demandes d’achat en ligne. Les chercheurs peuvent saisir directement leurs besoins, qui sont ensuite validés par les responsables habilités selon un circuit de validation paramétrable. Cette dématérialisation accélère considérablement le traitement des demandes tout en assurant une traçabilité complète.
Une fois la demande approuvée, Geslab génère automatiquement un bon de commande conforme aux normes du CNRS. Le système intègre un référentiel des fournisseurs agréés, facilitant ainsi la sélection et le respect des accords-cadres négociés par l’institution.
La plateforme offre également des fonctionnalités avancées pour la gestion des marchés publics. Elle permet de :
- Suivre les seuils réglementaires par type d’achat
- Générer des dossiers de consultation des entreprises
- Analyser les offres reçues
- Notifier les attributions de marché
Un aspect particulièrement apprécié est la gestion des livraisons partielles. Geslab permet de suivre l’état d’avancement des commandes et de procéder à des réceptions partielles, reflétant ainsi fidèlement la réalité des approvisionnements dans un environnement de recherche.
Le module d’achat est étroitement lié au suivi budgétaire. Chaque commande est automatiquement imputée sur le budget correspondant, permettant une mise à jour en temps réel des engagements. Cette intégration garantit une cohérence entre les dépenses engagées et les crédits disponibles.
Enfin, Geslab facilite le processus de liquidation des factures. Les gestionnaires peuvent rapprocher les factures reçues avec les bons de commande et les bons de livraison, avant de procéder au mandatement. Cette automatisation réduit considérablement les délais de paiement et améliore les relations avec les fournisseurs.
Gestion des missions et déplacements avec Geslab
Les déplacements professionnels constituent un poste de dépense significatif pour de nombreux laboratoires. Geslab intègre un module spécifique pour la gestion des missions, couvrant l’ensemble du processus, de la demande initiale au remboursement des frais.
Le workflow de gestion des missions dans Geslab se décompose généralement comme suit :
- Saisie de la demande de mission par l’agent
- Validation hiérarchique et budgétaire
- Génération de l’ordre de mission
- Réservation des transports et hébergements (optionnel)
- Saisie des frais au retour de mission
- Validation et liquidation des frais
La plateforme permet de paramétrer finement les règles de remboursement en fonction des politiques du CNRS et des spécificités de chaque unité. Les barèmes de remboursement (indemnités kilométriques, forfaits repas, etc.) sont intégrés et mis à jour automatiquement, garantissant ainsi une application cohérente des règles en vigueur.
Un des avantages majeurs de Geslab pour la gestion des missions est la dématérialisation complète du processus. Les agents peuvent soumettre leurs demandes en ligne, joindre les justificatifs scannés et suivre l’avancement de leur dossier à chaque étape. Cette approche réduit considérablement les délais de traitement et minimise les risques de perte de documents.
La plateforme offre également des fonctionnalités avancées pour la gestion des missions à l’étranger. Elle intègre les spécificités liées aux déplacements internationaux (visas, vaccinations, assurances spécifiques) et permet de générer automatiquement les documents nécessaires (ordre de mission en langue étrangère, attestations pour les ambassades, etc.).
Geslab facilite par ailleurs le suivi budgétaire des missions. Chaque demande est automatiquement imputée sur le budget correspondant, permettant aux gestionnaires d’avoir une vision en temps réel des dépenses engagées et prévisionnelles liées aux déplacements.
Enfin, le module de gestion des missions de Geslab s’interface avec les outils de comptabilité du CNRS pour automatiser le remboursement des frais. Cette intégration réduit considérablement les délais de traitement et minimise les risques d’erreurs dans la saisie des données financières.
Sécurité et conformité : les garanties offertes par Geslab
La sécurité des données et la conformité aux réglementations en vigueur sont des préoccupations majeures dans la gestion financière des organismes publics. Geslab intègre de nombreuses fonctionnalités pour garantir l’intégrité, la confidentialité et la traçabilité des opérations financières.
En matière d’authentification, Geslab s’appuie sur le système de gestion des identités du CNRS. L’accès à la plateforme nécessite des identifiants personnels et peut être renforcé par une authentification à deux facteurs pour les profils les plus sensibles. Les droits d’accès sont gérés de manière granulaire, permettant de définir précisément les actions autorisées pour chaque utilisateur.
La plateforme met en œuvre des mécanismes avancés de chiffrement des données, tant pour les informations stockées que pour les échanges réseau. L’ensemble des transactions est sécurisé via le protocole HTTPS, garantissant la confidentialité des données transmises entre le navigateur de l’utilisateur et les serveurs de Geslab.
Un système complet de journalisation des actions est intégré à Geslab. Chaque opération (création, modification, suppression) est enregistrée avec l’identité de l’utilisateur, la date et la nature de l’action. Ces logs sont inaltérables et permettent de reconstituer l’historique complet des modifications en cas d’audit ou de litige.
Geslab intègre également des mécanismes de contrôle interne pour prévenir les erreurs et les fraudes. Par exemple, le principe de séparation des tâches est appliqué rigoureusement : un même utilisateur ne peut pas à la fois créer une commande, la valider et procéder au paiement. Ces contrôles automatiques renforcent la sécurité globale du processus financier.
En termes de conformité réglementaire, Geslab est régulièrement mis à jour pour refléter les évolutions de la réglementation financière applicable au secteur public. La plateforme intègre notamment les règles de la GBCP (Gestion Budgétaire et Comptable Publique) et facilite la production des états financiers conformes aux normes en vigueur.
Enfin, Geslab fait l’objet d’audits de sécurité réguliers menés par des organismes indépendants. Ces contrôles permettent de vérifier la robustesse des mécanismes de sécurité mis en place et d’identifier d’éventuelles vulnérabilités à corriger.
Perspectives d’évolution et intégration de Geslab dans l’écosystème numérique du CNRS
La plateforme Geslab est en constante évolution pour répondre aux besoins changeants de la communauté scientifique et aux avancées technologiques. Plusieurs axes de développement sont actuellement à l’étude ou en cours de mise en œuvre.
L’un des chantiers majeurs concerne l’interopérabilité accrue de Geslab avec les autres systèmes d’information du CNRS. Des interfaces sont en développement pour permettre une intégration plus fluide avec les outils de gestion des ressources humaines, de gestion de projet, ou encore les systèmes bibliométriques. Cette approche vise à créer un écosystème numérique cohérent, facilitant la circulation de l’information entre les différents services de l’institution.
L’intégration de technologies d’intelligence artificielle est également à l’étude. Des algorithmes d’apprentissage automatique pourraient être utilisés pour améliorer la prévision budgétaire, détecter des anomalies dans les dépenses, ou encore optimiser les processus d’achat en suggérant automatiquement les fournisseurs les plus pertinents.
La mobilité est un autre axe de développement prioritaire. Une version mobile de Geslab est en cours de conception, permettant aux chercheurs et gestionnaires d’accéder aux fonctionnalités essentielles de la plateforme depuis leur smartphone ou tablette. Cette évolution répond à un besoin croissant de flexibilité et de réactivité dans la gestion administrative.
Par ailleurs, des réflexions sont menées pour intégrer des fonctionnalités de gestion de projet plus avancées dans Geslab. L’objectif est de permettre un suivi plus fin des projets de recherche, en liant directement les aspects financiers aux jalons scientifiques et techniques. Cette approche faciliterait le pilotage global des activités de recherche, tant sur le plan scientifique que budgétaire.
Enfin, dans une optique d’ouverture et de collaboration, le CNRS envisage de développer des API (interfaces de programmation) publiques pour Geslab. Ces API permettraient à des applications tierces de se connecter à la plateforme, ouvrant ainsi la voie à un écosystème d’extensions et de services complémentaires développés par la communauté ou des partenaires externes.
Ces évolutions s’inscrivent dans une stratégie globale de transformation numérique du CNRS, visant à optimiser les processus administratifs pour libérer du temps pour la recherche. Geslab, en tant que pierre angulaire de la gestion financière, joue un rôle central dans cette transformation, contribuant à renforcer l’efficacité et la compétitivité de la recherche française à l’échelle internationale.